Odder IGF Fodbold´s Privatlivspolitik

Odder IGF Fodbold – Spektrum Park – Parkvej 5 – 8300 Odder – Cvr.nr. 1832 2617

Privatlivspolitik for Odder IGF Fodbold
15.05.2018

Odder IGF Fodbolds dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort
fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og
gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til
bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun
personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi
sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Odder IGF Fodbold er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i
overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Dataansvarlig: Odder IGF Fodbolds Bestyrelse
Adresse: Parkvej 5, 8300 Odder
CVR: 1832 2617
Telefonnr.: +45 2466 8670 og +45 4012 9384
Mail: kontakt@odderfodbold.dk
Website: www.odderfodbold.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse,
indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse og
nationalitet
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR.nr.
o Helbredsoplysninger herunder oplysning om skader
2) Oplysninger om ledere, trænere og spillere(amatørkontrakt):
- Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse,
indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, stilling
og nationalitet
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen
og bankkontonummer
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer
o Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Odder IGF Fodbold´s Privatlivspolitik

Odder IGF Fodbold – Spektrum Park – Parkvej 5 – 8300 Odder – Cvr.nr. 1832 2617
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og
kursusdeltagelse
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
(interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder
planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere, trænere og spillere:
• Håndtering af trænernes/ledernes/spillerens hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen,
vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne
resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i
forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller
situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF/DBU, i
relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
Odder IGF Fodbold´s Privatlivspolitik

Odder IGF Fodbold – Spektrum Park – Parkvej 5 – 8300 Odder – Cvr.nr. 1832 2617
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger
om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og
aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles
oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag
end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt
for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver
tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet
selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke
fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier),
kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og
resultater til relevante idrætsorganisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til
idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine
personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet
medlem, leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i
overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Odder IGF Fodbold´s Privatlivspolitik

Odder IGF Fodbold – Spektrum Park – Parkvej 5 – 8300 Odder – Cvr.nr. 1832 2617
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i
overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i
overensstemmelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det
regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i
5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere, trænere og spillere til statistik og
lignende, så længe de har historisk værdi. Og bilag vedrørende kontingenter og udbetaling af
godtgørelse mm. opbevares i 5 år iht. Bogføringsloven.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler
personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at
henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine
personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald
ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved
ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende
privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du
modtage meddelelse herom.

ODDER IGF FODBOLD